Anvisningar till ansökan om organisationsbidrag 2025 för riksorganisationer med verksamhet inriktad mot hiv, aids och vissa andra smittsamma sjukdomar

Krav för att kunna söka organisationsbidraget

Organisationsbidraget kan sökas av ideella organisationer som är verksamma på riksnivå. Vidare kan bidraget endast sökas av en ideell organisation som

• är en juridisk person med ett allmännyttigt ideellt ändamål
• har en organisation och verksamhet som inte strider mot demokratins idéer
• bedriver arbete i form av förebyggande eller stödjande insatser i syfte att förebygga spridning eller minska konsekvenserna av hiv/aids eller andra sexuellt överförbara eller blodburna sjukdomar
• har be­drivit sådan verksamhet som anges i punkt 4 under minst två år
• har en treårsplan där det beskrivs vad organisa­tionen planerar att genomföra under denna period samt hur arbetet kommer att följas upp.

Information om hur ansökan ska fyllas i

Den digitala ansökan består av följande sju flikar. Ni kan när som helst välja att spara dokumentet för att återuppta ansökan vid ett senare tillfälle. Innan ansökan skickas in kommer den automatiskt att kontrolleras så att alla obligatoriska fält är ifyllda.

Kom ihåg att spara era inloggningsuppgifter som ni har skapat för att fylla i den digitala ansökan. Dessa använder ni igen om er ansökan beviljas och vi begär en reviderad budget- och aktivitetsplan. Samma inloggningsuppgifter ska även användas vid återrapportering av eventuellt tilldelade medel.

Flik 1. Grunduppgifter om organisationen

Här fyller ni i information om den sökande organisationen, kontaktperson för ansökan, information om det konto som statsbidraget ska utbetalas till, samt revisor.

För beviljat bidrag som är fem prisbasbelopp eller mer krävs auktoriserad eller godkänd revisor som finns registrerad hos Revisorsinspektionen. För statsbidrag som är lägre än femprisbaslopp kan en förtroendevald revisor användas.

Ni fyller även i det totala beloppet som ni söker som organisationsbidrag. Beloppet ska anges i jämna tusental. Det betyder att beloppet ska ha tre nollor på slutet, till exempel 250 000. Om ni har räknat fram en detaljerad budget som inte är i jämna tusental ska ni avrunda sökt belopp till jämna tusental.

I samma ruta anger ni om ni beviljades organisationsbidrag från Folkhälsomyndigheten förra året. Om ni söker mer eller mindre beskriver ni varför, och om frågan inte är relevant skriver ni ”Inte relevant”.

Flik 2. Beskrivning av organisationen

I den här delen ger ni övergripande information om er organisation. Informationen syftar till att ge oss en övergripande bild över er ordinarie verksamhet.

Flik 3. Sammanfattning av hur ni planerar att använda organisationsbidraget

Här beskriver ni vad ni planerar att använda organisationsbidraget till. Till exempel styrelsearbete, utrustning eller digitalisering.
Sedan beskriver ni vad ni huvudsyftet är eller det medellångsiktiga målet som verksamheten har. Det vill säga vad ni förväntar er att er att organisationsbidraget kommer att ha lett till när ni har använt det. Till exempel en aktiv organisation eller förbättrad internkommunikation.

Flik 4. Budget

I det här avsnittet ska ni fylla i uppgifter om sökt budget och övrig ekonomi. Under de två första delkapitlen ska ni endast fylla i intäkter och kostnader som har med statsbidraget att göra. I budgetens tredje delkapitel ska ni redovisa övriga intäkter för er organisation. Vänligen observera att intäkterna i den tredje delen inte ska räknas samman med de två första kapitlen.

Intäkter: Totalt sökt organisationsbidrag från Folkhälsomyndigheten

I den här rutan summeras det totala organisationsbidraget som ni söker från oss. Notera att summan ska anges i jämna tusental, vilket betyder att totalsumman som anges här även ska vara i jämna tusental. Det betyder att beloppet ska ha tre nollor på slutet, till exempel 250 000.

Kostnader: Detaljerad budget

Här anger ni de kostnader som organisationsbidraget ska täcka. Ni ska fylla i kostnader per kostnadspost. Kostnaderna ska anges i jämna tusental, till exempel 1 000. Klicka på knappen "Spara ansökan" för att uppdatera summerade värden. Dessa summeras automatiskt.

Det är viktigt att uppgifterna fylls i noggrant och baserat på ett detaljerat underlag. Ni ska inte ange schablonkostnader. Dela till exempel inte upp den totala budgeten med samma belopp per kostnadspost. Vi utgår från de uppgifter som lämnats i budgeten eller en senare reviderad version av budgeten när det beviljade statsbidraget ska återredovisas.

Ange endast kostnader som ni vill finansiera med det sökta bidraget från oss. De medel som ni söker ska alltså vara särredovisade i organisationens bokföring. Det innebär att de ska åtskilda från organisationens övriga medel genom att bokföras på ett särskilt kostnadsställe eller projektnummer. Det kan underlätta att ha bokföringssystem som stödjer den typen av redovisning.

För att summera inlagda värden klicka på "Spara ansökan". Summan för kostnader måste vara samma som summan för det intäkter, det vill säga det totalt sökta bidraget som anges i föregående fråga. Det går endast att skicka in ansökan om dessa visar samma belopp.

Administration

Administration innebär exempelvis telefoni, porto, försäkring eller bankkostnader. Dessa kostnader ska specificeras per kostnad om möjligt. Observera att administrativa kostnader ska specificeras och lämnas i bilaga.

Externa tjänster

Här anger ni kostnader för tjänster som ni betalar med faktura, till exempel utvärdering, konsulter, föreläsare och utbildningar som ingår i verksamheten ni söker medel för.

Investeringar eller inköp

Här fyller ni i eventuella inköp eller investeringar kopplade till verksamheten som ni söker medel för. Till exempel dataprogram eller annan utrustning som är kopplad till bidraget. Reparationer av utrustning får inte finansieras av bidraget.

Lokal

Här fyller ni i beräknade lokalkostnader som ni planerar att finansiera med statsbidraget. Ange kostnad för egen lokal och omkostnader, till exempel städning. Reparationer av lokal får inte finansieras av bidraget. Vid återrapporteringen kan vi begära kopia på hyresavi eller beräkningsunderlag för den del av kostnaden som rör det sökta bidraget.

Materiel och utrustning

Här fyller ni i kostnader för material och utrustning som avser verksamheten som organisationen ansöker medel för. Detta kan till exempel vara tryckkostnader för material, kontorsmaterial eller mobiltelefon. Samtliga inköp ska kunna verifieras och särredovisas i bokföringen.

Resor och logi

Här fyller ni i summan för planerade resor och logi. Resor och logi ska vara tydligt kopplade till aktiviteter i ansökan. Kostnaderna ska kunna styrkas i efterhand.

För internationella resor behöver ni skicka med en bilaga till ansökan där ni redogör för kostnaderna som har finansierats med hjälp av bidraget (till exempel hotell, resa, traktamente), program, syfte och resultat med resan. Folkhälsomyndigheten tillåter deltagande för max två personer per internationell resa.

Vi uppmanar organisationer att utgå från det miljömässigt mest hållbara resesättet, samt att i möjligaste mån delta digitalt i evenemang som sker internationellt.

Personal inklusive sociala avgifter

Här fyller ni i den personalkostnader som ni planerar att finansiera med statsbidraget. Personalkostnader inkluderar lön, semesterersättning och lönebikostnader såsom arbetsgivaravgifter och andra avgifter som är bundna till anställningen genom kollektivavtal eller motsvarande. Skattepliktig förmån får inte räknas in. Kostnadsfria eller subventionerade måltider till personal får inte finansieras av bidraget. I en senare fråga kommer ni att behöva förtydliga lönekostnaderna ytterligare.

Revisor

Här fyller ni i eventuella kostnader för extern revisor. Om er organisation får bidrag som uppgår till minst fem prisbasbelopp ska ni använda en godkänd eller auktoriserad revisor som finns registrerad hos Revisorsnämnden. Om bidraget är lägre än fem prisbasbelopp kan ni välja att antingen använda en auktoriserad revisor eller låta er förtroendevalda revisor i organisationen hantera uppdraget.

Mer om redovisning av medel

Övriga intäkter för verksamhetsåret

I den här delen beskriver ni i en tabell eventuella övriga intäkter, till exempel ekonomiskt stöd från andra finansiärer exempelvis myndighet, kommun, stiftelse eller förening. Det kan även röra sig om intäkter i form av medlemsavgifter, aktivitetsintäkter eller annat. Aktivitetsintäkter kan till exempel vara inträden, insamlingar eller caféverksamhet. Om organisationen får lönebidrag ska det också fyllas i här, både som antal tjänster (specificeras under syfte) samt total summa lönebidrag. Övriga intäkter kan till exempel handla om hyresintäkter. Ni ska även ange vad ni ska använda bidraget eller inkomsten till.

Ange även bidrag som ni har sökt men inte än har fått beviljat, och kommentera i så fall detta i sista kolumnen.

Se två exempel i tabellen nedan.

Fördelning av kostnader för personal och lokal

I den här delen specificerar ni kostnader för personal och lokal. Syftet är att vi ska kunna få en bild över hur bidraget används till löne- och lokalkostnader, eftersom de ofta utgör en relativt stor del av ansökningars budgetar.

Personalkostnader som bidraget finansierar

Här fyller ni i den totala summan som ni planerar att använda från organisationsbidraget för personalkostnader.

Personalkostnader inkluderar arbetsersättning eller lön, semesterersättning och lönebikostnader såsom arbetsgivaravgifter och andra avgifter som är bundna till anställningen genom kollektivavtal eller motsvarande. Skattepliktig förmån får inte räknas in. I den här posten räknar ni alltså in den ersättning ni ger till personer som på något sätt ger av sin tid för att genomföra aktiviteterna.

Exempel: En projektledare, 28 000, 100 procent, 12 månader, 336 000 kronor.

Lokalkostnader som bidraget finansierar

Här fyller ni i den totala summan som ni planerar att använda från organisationsbidraget för lokalkostnader. Uppge i kronor den totala summan från bidraget som ni avser lägga på lokalkostnader, samt hur stor andel av den totala lokalkostnaden under året som det motsvarar. Om ni till exempel avser att lägga 30 000 kronor av bidraget på en lokal som har en årskostnad på 300 000 kronor, motsvarar det 10 procent av finansieringen av lokalen. I så fall skriver ni: 30 000 kr, 10 procent.

Folkhälsomyndigheten tillåter endast 100 procent finansiering av lokal genom statsbidraget om lokalen endast är till för den verksamheten som bidraget finansierar.

Flik 5. Bilagor

Under fliken beskriver ni era bilagor till er ansökan. Ni ska ha bilagorna som separata dokument. Bilagorna laddas med fördel upp digitalt. Om ni inte har dem digitalt kan ni skicka dem till Folkhälsomyndigheten per post, se adressen under fliken ”Skicka in ansökan”. I ansökningsblanketten anger ni om bilagorna skickas in digitalt eller per post.

Vilka bilagor ni ska ladda upp listas nedan. Bilaga 1-5 är obligatoriska för alla organisationer, och bilagorna som listas sedan är endast obligatoriska under de specificerade omständigheterna. Namnge bilagorna enligt benämningen i tabellen nedan. Endast obligatoriska bilagor ska bifogas ansökan, alltså inget annat än de som listas nedan.

Om ni avser att komplettera ansökan med bilagor senare skriver ni det som kommentar på frågan om kommentar om bilagorna. Ange i så fall vilket datum ni kommer att skicka bilagorna oss.

Obligatoriska bilagor

Organisationens aktuella stadgar och stiftelseurkund

Organisationens egna föreskrifter för verksamheten. Dessa bör vara daterade så att det framgår när de beslutades.

Handlingar som visar vem eller vilka som har rätt att företräda organisationen

Detta innebär årsmötesprotokoll eller annat protokoll där det framgår vilka som ingår i styrelsen inklusive deras befattning, samt vem eller vilka som är firmatecknare.

Verksamhets­ eller förvaltningsberättelse, inklusive balans- och resultaträkning

Beroende på hur stor organisationen är ska en verksamhets- eller förvaltningsberättelse bifogas för föregående verksamhetsår.

En förvaltningsberättelse är en del av en årsredovisning. Större organisationer är skyldiga att göra årsredovisningar. Förvaltningsberättelsen beskriver viktiga händelser under året som gått och ska ge en rättvisande bedömning av organisationens verksamhet, ställning och resultat. Balans- och resultaträkningen behöver godkännas på årsmötet.

En verksamhetsberättelse är samma sak som förvaltningsberättelse, men görs av mindre föreningar. En verksamhetsberättelse skrivs vanligtvis av föreningens sekreterare och skildrar den verksamhet som föreningen har bedrivit under ett verksamhetsår. Verksamhetsberättelsen ska även innehålla en balans- och resultaträkning över organisationens ekonomi. Årsmötet ska godkänna verksamhetsberättelsen. Om ni beviljas medel kommer ni att i slutet av verksamhetsåret att behöva bifoga en förvaltnings- eller verksamhetsberättelse.

Ni behöver göra en ekonomisk redovisning. Detta görs i form av en resultatrapport från ert ekonomisystem. För att vi ska kunna granska ordentligt behöver medlen från statsbidraget vara särredovisade i resultatrapporten. Vi måste kunna följa vilka kostnader i resultatrapporten som hör till vilka budgetposter i återrapportens budget (såsom personal, externa tjänster eller lokal).

Revisionsberättelse för närmast föregående räkenskapsår

Om statsbidraget som söks är fem prisbasbelopp eller högre ska revisionsberättelsen vara gjord av en auktoriserad eller godkänd revisor som finnas registrerad hos revisorsinspektionen. Om bidraget är under fem prisbasbelopp kan revisorsberättelsen vara upprättad av en förtroendevald revisor.

Treårsplan som organisationen har antagit

I treårsplanen bör det framgå hur ni planerar er verksamhet under de kommande tre åren och hur ni planerar att följa upp arbetet. Treårsplanen ska avse sökt bidragsår och två år framåt.

Bilagor obligatoriska under vissa omständigheter

Specifikation av administrativa kostnader

Om ni söker bidrag för administrativa kostnader ska dessa specificeras i en bilaga. Det betyder att ni i en separat bilaga listar vad de administrativa kostnaderna består av. I ansökans budget anger ni klumpsummor för de administrativa kostnaderna.

Specifikation av internationell resa

Om ni söker bidrag för konferenser och studieresor utanför Sverige ska deltagandet specificeras genom en bilaga. Av bilagan ska det framgå: kostnaderna som har finansierats med hjälp av bidraget (till exempel hotell, resa, traktamente), program, syfte och resultat med resan. Folkhälsomyndigheten tillåter deltagande för max två personer per internationell resa. Resor bör i möjligaste mån utgå från det miljömässigt mest hållbara resesättet.

Bilaga om testningsverksamhet

Om ni planerar testningsverksamhet som ni inte redan har informerat oss om behöver ni bifoga en bilaga om den testningsverksamheten. I bilagan ska ni beskriva följande:

• Vilka infektioner ni testar för.
• Vilken typ av tester avser ni avser att använda. Till exempel snabbsvarstest eller test som skickas till labb. Specificera om det är olika tester för olika infektioner.
• Vilken utbildning testpersonalen har.
• För att upprätthålla kvaliteten på testerna och handhavande behövs regelbunden kontroll. Ni bör i er kvalitetskontroll samarbeta med ett kvalitetssäkrande labb, främst vad gäller hivtestning. Redogör för hur detta är organiserat.
• En etablerad kontakt med en STI-mottagning för stöd och utbildning och möjlighet till snabb uppföljning vid ett positivt provsvar bör finnas. Redogör för detta samt för era rutiner vid positivt provsvar.
• Redogör för hur testningsverksamheten är förankrad inom region/smittskydd. Inkom med kontaktuppgifter till kontaktperson och klinik på regionen/smittskyddet. Ni ska kunna inkomma med dokumentation på förankringen om Folkhälsomyndigheten efterfrågar det.

Flik 6. Övrig information

Slutligen kan ni fylla i eventuella övriga kommentarer eller information. Fältet är valfritt att fylla i.

Flik 7. Skicka in ansökan

Flik 7 är det sista steget i ansökningsprocessen och innebär att ni skickar in er ansökan. Ansökan slutförs i följande två steg:

1. Kontrollera att alla uppgifter i er ansökan är korrekta innan ni skickar in ansökan. Acceptera därefter villkoren och klicka på knappen ”Skicka ansökan”. Den digitala ansökan och digitala bilagor skickas därmed till Folkhälsomyndigheten.
2. Klicka på knappen ”Skriv ut exemplar för undertecknande”. Därefter ska behörig firmatecknare skriva under ansökan. Ett original av blanketten skickas per post till: Folkhälsomyndigheten, Box 505, 831 26 Östersund.

Ansökan ska vara inkommen till Folkhälsomyndigheten senast den 1 september 2024. Endast fullständiga ansökningar kan handläggas av Folkhälsomyndigheten. För sent inkommen ansökan avvisas alltid.

När ni har skickat in er ansökan får ni ett ärendenummer hos oss på Folkhälsomyndigheten, ibland förkortat änr. Ärendenumret är det nummer som visas högst upp till höger på er ansökan. I ert ärendenummer samlas och diarieförs dokumentation för ert ärende hos oss.

Kontakt vid frågor

Vid frågor om innehållet i ansökan, mejla till statsbidrag@folkhalsomyndigheten.se.

Vid tekniska frågor eller problem, mejla till bidrag@folkhalsomyndigheten.se. Ange vilket bidrag ni ansöker om och vilket konto som används vid inloggning.