Anvisningar för redovisning av projektbidrag inom området suicidprevention inklusive insatser till hbtqi-personer 2024

Den här informationen vänder sig till er som ska redovisa verksamhet och ekonomi av det arbete ni genomfört under 2024 med stöd av projektbidraget.

Sista dag att redovisa är den 31 januari 2025

Ni ska redovisa projektbidraget för år 2024 senast 31 januari 2025. Ni ansvarar för att blanketten för redovisning har kommit in till Folkhälsomyndigheten senast detta datum. Om alla bilagor inte är färdigställda till den 31 januari kan ni skicka in bilagorna senare, dock snarast efter den 31 januari. Det är viktigt att ni specificerar vilka bilagor som skickas senare och ett ungefärligt datum när bilagorna kommer att skickas till Folkhälsomyndigheten. Ange den informationen i blanketten under fliken ”Bilagor”. Vi granskar era redovisningar genom att bedöma om de uppfyller

• kraven på redovisning, enligt det enskilda beslutet om tilldelning vilket kan innehålla specifika anvisningar om uppföljning eller annat.

Vi återkommer till er under våren när vi har granskat er redovisning.

Redovisningen till oss sker genom en digital blankett

Ni ska redovisa genomförd verksamhet och ekonomi på en digital blankett. Länk till redovisningen mejlas till er.

Så här kommer ni åt blanketten:

• Logga in med de inloggningsuppgifter som ni använde vid ansökningstillfället. När ni loggat in når ni automatiskt den blankett för redovisning som ni ska fylla i.
• I redovisningsblanketten ska ni sammanfatta det arbete ni genomfört under 2024 med stöd av projektbidraget.
• Ni ska redovisa utifrån budgeten i den ursprungliga ansökan eller en reviderad budget/projektplan utifrån ett lägre beviljat belopp som ni har fått beslut om godkännande för alternativt en reviderad budget/projektplan som ni under året fått godkänd.

Nedan beskriver vi vilken information vi vill att ni fyller i under de olika rubrikerna i blanketten. De frågor som har en asterisk (*) i formuläret är obligatoriska att svara på.

Flik 1. Grunduppgifter

Här ska ni fylla i eventuella förändringar gällande

• kontaktuppgifter till er organisation
• kontaktperson för redovisningen
• kontaktuppgifter till revisor (extern eller förtroendevald).

Börja med att kontrollera uppgifterna i blanketten som hämtats automatisk från er ansökan.

Flik 2. Sammanfattning av hur ni använt statsbidraget

Här ger ni en kortfattad beskrivning av verksamhetsåret 2024.

• Vad ni har använt statsbidraget till.
• Har ni uppfyllt det ursprungliga syftet med statsbidraget?
• På frågan om avvikelser beskriver ni eventuella förändringar under året, såväl positiva som negativa, samt om ni har oanvända statsbidragsmedel kvar.
• Fyll även i antal medlemmar och antal lokalföreningar/medlemsorganisationer under 2024.

Flik 3. Ekonomisk redovisning av organisationsbidraget

Mottagaren av ekonomiskt stöd i form av statsbidrag ska särredovisa de aktiviteter som avses i organisationens bokföring, det vill säga de ska bokföras på ett särskilt kostnadsställe eller projektnummer och redogöra för hur beviljade medel har förbrukats under den period som redovisningen avser. Folkhälsomyndigheten har rätt att begära in utdrag från ekonomisystem och kopior som styrker kostnaderna. Här ska faktiska kostnader redovisas, oavsett om kostnaderna över- eller understiger beviljat belopp.

För att underlätta vår granskning av er ekonomiska redovisning vill vi att ni under fliken Bilagor bifogar ett utdrag/resultatrapport från ert ekonomisystem som styrker era kostnader i projektet per 2024-12-31.

Vid samverkan med annan organisation ska ni som ansvarig för den ekonomiska redovisningen efterfråga bokföringsunderlag som styrker deras kostnader i projektet.

Om projektet fått fem prisbasbelopp eller mer i statsbidrag ska en auktoriserad eller godkänd revisor granska redovisningen. Anvisning för hur revisorsgranskningen ska genomföras finns att läsa på vår webbplats.

En organisation blir återbetalningsskyldig om organisationen

• använt medlen för annat än avsett ändamål
• försummat sin redovisnings- eller rapporteringsskyldighet
• inte hunnit använda stödet inom förutsatt tid
• lämnat oriktiga uppgifter.

Vi skickar ut anvisningar till er om hur och när ni ska betala tillbaka eventuellt kvarvarande medel. Observera att utskicket med anvisningar om återbetalning av medel kan dröja flera månader från att ni lämnat in er ekonomiska redovisning.

Kostnader och intäkter som ni uppgett i budget i ansökan alternativt i reviderad budget/projektplan är synliga nederst i fliken. De är gulmarkerade och går inte att ändra. Använd dessa kostnader och intäkter som utgångspunkt när ni redovisar kostnaderna för 2024.

• Ange faktiska kostnader, det vill säga inte avrundade, oavsett om de understiger eller överstiger ursprunglig budget.
• Ni ska inte inkludera kostnader som ni finansierar med organisationens egna medel eller med bidrag från andra finansiärer.

Kostnadsposter

Personalkostnader inklusive sociala avgifter

Här fyller ni i personalkostnader som ni finansierat med projektbidraget. Ni räknar alltså in den ersättning som ni ger till personer som på något sätt gett av sin tid för att genomföra projektet. Redovisa kostnaderna fördelat på varje delmål på samma sätt som ni gjorde i budgeten i ansökan/reviderade budgeten/projektplanen. Personalkostnaderna ska inte vara en uppskattning eller en schablon, utan kostnaden ska ha uppkommit, vilket betyder att lön ska ha utbetalats och bokförts som lönekostnad. Vi kan begära in ett utdrag från lönesystem och anställningsbevis för att granska detta.

Personalkostnader inkluderar lön eller arvode, semesterersättning och lönebikostnader såsom arbetsgivaravgifter och andra avgifter som är bundna till anställningen genom kollektivavtal eller motsvarande. Det kan också inkludera förmåner. Förmåner är alla former av ersättning för arbete som man som anställd kan få i annat än pengar. En förmån uppkommer i princip så snart arbetsgivaren bekostar en privat levnadskostnad åt en anställd. Skattepliktig förmån får inte räknas in. Kostnadsfria eller subventionerade måltider till personal får inte finansieras av bidraget. I en senare fråga kommer ni att behöva förtydliga lönekostnaderna ytterligare.

Specifik information om kostnader för personal

Personalkostnader inkluderar arbetsersättning eller lön, semesterersättning och lönebikostnader såsom arbetsgivaravgifter och andra avgifter som är bundna till anställningen genom kollektivavtal eller motsvarande. Lönebikostnader utgör cirka 50 procent av bruttolönen. För varje anställd, ange

• titel
• grund- eller timlön inklusive lönebikostnader
• tjänstgöringsgrad i verksamheten i procent eller antal timmar
• tjänstgöringstid i verksamheten (max 12 månader)
• den totala kostnaden för den anställda.

Exempel: En projektledare, 28 000 kronor, 100 procent, 12 månader, 336 000 kronor.

Externa tjänster

Här anger ni kostnader för tjänster som ni betalat mot faktura, till exempel utvärdering, konsulter, föreläsare och utbildningar som ingår i verksamheten ni beviljats medel för.

Kostnader utvärdering

Här anger ni kostnader för utvärdering avser de resurser och utgifter som krävs för att samla in, analysera och rapportera data för att bedöma projektets effektivitet och resultat.

Kostnader för deltagande i konferens

Här specificerar ni kostnaderna för deltagande i konferens, såsom anmälningsavgift, resa, boende, mat och andra relaterade utgifter.

Lokalkostnader

Här fyller ni i lokalkostnader som finansierats med statsbidraget. Ange kostnad för egen lokal och omkostnader, till exempel städning. Reparationer av lokal får inte finansieras av statsbidraget. Kopia på hyresavi eller beräkningsunderlag kan begäras in av oss för den del av kostnaden som rör det sökta statsbidraget. Vi tillåter endast 100 procent finansiering av lokal genom statsbidraget om lokalen endast är till för den verksamhet som statsbidraget beviljades för.

Administrativa kostnader

Administrativa kostnader innebär exempelvis telefoni, porto, försäkring eller bankkostnader. Observera att administrativa kostnader ska om möjligt specificeras och lämnas i bilaga.

Inköp/investeringskostnader

Här fyller ni i eventuella inköp eller investeringar kopplade till er verksamhet. Till exempel dataprogram eller annan utrustning som är kopplad till bidraget. Reparationer av utrustning får inte finansieras av bidraget.

Resor och logi

Här fyller ni i summan för resor och logi. Resor och logi ska vara tydligt kopplade till någon av era aktiviteter. Kostnaderna ska kunna styrkas i efterhand. För internationella resor behöver ni skicka med en bilaga där ni redogör för kostnaderna som finansierats med hjälp av statsbidraget (till exempel hotell, resa, traktamente) samt program, syfte och resultat med resan. Vi tillåter deltagande för max två personer per internationell resa.

Revisorskostnader

Här fyller ni i eventuella kostnader för extern revisor.

Övriga kostnader

Övriga kostnader bör användas sparsamt och måste specificeras i budgeten.

Övriga intäkter under året

I den här delen beskriver ni övriga intäkter under 2024, till exempel ekonomiskt stöd från myndighet, kommun, stiftelse eller förening. Det kan även röra sig om intäkter i form av medlemsavgifter, aktivitetsintäkter eller annat. Aktivitetsintäkter kan till exempel vara inträden, insamlingar eller caféverksamhet. Om organisationen får lönebidrag ska det också fyllas i här, både som antal tjänster som ni specificerar under syfte samt total summa lönebidrag. Övriga intäkter kan till exempel handla om hyresintäkter.

Flik 4. Bilagor

Bilagorna ska vara separata dokument. Bilagorna laddas med fördel upp digitalt. Om ni inte har dem digitalt kan ni skicka dem till Folkhälsomyndigheten per post, se adressen under fliken ”Skicka in rapporten”. Vilka bilagor ni ska ladda upp listas nedan. Om ni planerar att komplettera ansökan med bilagor senare anger ni det på frågan om kommentar om bilagorna. Ange i så fall vilket datum ni kommer att skicka bilagorna till oss. Tänk på att vissa bilagor måste vara en underskriven kopia.

Obligatoriska bilagor

Handling som styrker vem som är firmatecknare/behörig företrädare

Om firmatecknaren har ändrats jämfört med ansökan behöver ni bifoga den här handlingen på nytt. Detta innebär årsmötesprotokoll, konstituerande protokoll eller registreringsbevis där det framgår vilka som ingår i styrelsen inklusive deras befattning, samt vem eller vilka som är firmatecknare. Observera att bilagor i form av protokoll måste vara underskrivna.

Resultatrapport från 31 december 2024

Oavsett om ni bifogar en förvaltnings- eller verksamhetsberättelse måste ni skicka in en ekonomisk redovisning. Detta görs i form av en resultatrapport från ert ekonomisystem. För att vi på Folkhälsomyndigheten ska kunna granska ordentligt behöver medlen från statsbidraget vara särredovisade i resultatrapporten. Vi måste kunna följa vilka kostnader i resultatrapporten som hör till vilka budgetposter i redovisningens budget exempelvis personal, externa tjänster eller lokal.

Kontospecifikation

En detaljerad lista som visar vilka specifika konton i resultatrapporten som ingår i de poster som redovisas eller återrapporteras.

Underlag som styrker den samverkande partens kostnader i projektet.

Om projektet har genomförts i samarbete med annan part ska de kostnader som den samarbetande parten har haft styrkas i ett bifogat dokument.

Revisionsrapport för 2024

Revisorsrapporten kan se olika ut beroende på om ni beviljats mer eller mindre än fem prisbasbelopp i bidrag. Information om prisbasbelopp bestäms av regeringen och finns att hitta på deras webbplats.

Om ni beviljats statsbidrag om fem prisbasbelopp eller mer ska ni använda en godkänd/auktoriserad revisor som finns registrerad hos Revisorsinspektionen. Observera att revisorsrapporten ska vara underskriven av revisorn och genomförd enligt standard ISA 805.

Om statsbidraget är lägre än fem prisbasbelopp kan ni välja att antingen använda en godkänd/auktoriserad revisor eller låta er förtroendevalda revisor i organisationen hantera uppdraget. Revisorn ska intyga att redovisningen är tillförlitlig och att räkenskaperna är rättvisande. Den ska också kunna intyga att tillämpliga föreskrifter och villkor med mera har följts. Detta görs genom en underskriven rapport av den förtroendevalda revisorn.

Mer om revisorsgranskning: Redovisning av statsbidrag

Sammanfattande slutrapport om det är projektets sista år

Om projektet har slutförts under det senaste året måste en slutrapport lämnas in för att sammanfatta det arbete som har utförts.

Övrigt material

Här anger ni övrigt material som bedöms vara relevant för återrapporteringen.

Bilagor obligatoriska under vissa omständigheter

Specifikation av administrativa kostnader

Om ni hade administrativa kostnader ska dessa specificeras i en bilaga. Det betyder att ni i en separat bilaga listar vad de administrativa kostnaderna består av. I återrapporteringens budget anger ni klumpsummor för de administrativa kostnaderna.

Specifikation av internationell resa

Om ni använt statsbidrag för konferenser och studieresor utanför Sverige ska detta specificeras genom en bilaga. Av bilagan ska det framgå: kostnaderna som finansierades med hjälp av bidraget (till exempel hotell, resa, traktamente), program, syfte och resultat med resan. Vi tillåter deltagande för max två personer per internationell resa. Resor bör i möjligaste mån utgå från det miljömässigt mest hållbara resesättet.

Flik 5. Skicka in

Ni skickar in redovisningen i två steg.

Steg 1: Skicka in redovisningen

Kontrollera att alla uppgifter i redovisningen är korrekta. Därefter klickar ni i rutan som bekräftar att uppgifterna är korrekta och därefter klickar ni på knappen ”Skicka rapporten”. Bilagor som skickas in senare ska mejlas in. Ange ert ärendenummer från ert bidragsbeslut i rubriken på e-posten.

info@folkhalsomyndigheten.se

Steg 2: Skriv under redovisningen

Det finns två olika sätt att underteckna redovisningen. Ni kan antingen göra det manuellt eller elektroniskt via e-signatur.

Manuellt undertecknande

Klicka på knappen ”Skriv ut exemplar för underteckning”. Blanketten ska undertecknas av organisationens behöriga firmatecknare, det vill säga den eller de som anges i föreningens stadgar och protokoll. Genom undertecknandet intygar organisationen att lämnade uppgifter inklusive bilagor i alla väsentliga delar är korrekta, att styrelsen har informerats om innehållet i den här redovisningen samt att redovisningen skett enligt myndighetens instruktioner och riktlinjer. Skicka sedan det underskrivna originalet till:

Folkhälsomyndigheten
Box 505
831 26 Östersund

E-signatur

För att skicka in återrapporten med e-signatur så behöver ni ha ett konto på en e-signaturtjänst som kan producera en PDF-fil som har standardformatet ”PDF/A” eller enligt den EU-godkända standarden ”PAdES”. Formatet gör att när man öppnar PDF-filen i programmet Adobe Acrobat Reader så ska en signaturpanel visas med ett meddelande om att ”signaturer är giltiga”. Om signaturpanelen visas är filen av rätt format och kan skickas in till oss. Klicka då på knappen Skriv ut exemplar för underteckning och spara PDF-filen. Sen kan ni signera filen och maila den till oss.

Skicka den e-signerade återrapporteringen med e-post till info@folkhalsomyndigheten.se.

Kontakt vid frågor

Vid frågor om innehållet i återrapporteringen

Hänvisa alltid till ert ärendenummer när ni kontaktar oss via epost:

statsbidrag@folkhalsomyndigheten.se

Vid tekniska frågor eller problem

Ange vilket slags statsbidrag ni ska återrapportera och vilket konto som används vid inloggning:

bidrag@folkhalsomyndigheten.se