Anvisningar för redovisning av verksamhetsbidrag 2024 till riksorganisationer inom hiv/STI

Den här informationen vänder sig till er som ska redovisa ekonomi och resultat av det arbete ni genomfört under 2024 med stöd av verksamhetsbidraget.

Sista dag att redovisa är den 31 januari 2025

Ni ska redovisa verksamhetsbidraget för år 2024 senast 31 januari 2025. Ni ansvarar för att blanketten för redovisning har inkommit till Folkhälsomyndigheten senast detta datum. Om alla bilagor inte är färdigställda till den 31 januari kan ni skicka in bilagorna senare. Det är viktigt att ni specificerar vilka bilagor som skickas senare och ett ungefärligt datum när bilagorna skickas till Folkhälsomyndigheten. Ange den informationen i blanketten under fliken bilagor. Vi granskar era återrapporteringar genom att bedöma om de uppfyller

• kraven enligt förordningen
• kraven på redovisning, enligt det enskilda beslutet om tilldelning vilket kan innehålla specifika anvisningar om uppföljning eller annat.

Vi återkommer till er några månader efter deadline när vi har granskat er återrapport.

Återrapporteringen till oss sker genom en digital blankett

Ni ska redovisa genomförd verksamhet och ekonomi på en digital blankett som ni hittar på vår hemsida. Logga in med de inloggningsuppgifter som ni använde vid ansökningstillfället. När ni loggat in når ni automatiskt den blankett för redovisning som ni ska fylla i. I redovisningsblanketten ska ni sammanfatta det arbete ni genomfört under 2024 med stöd av verksamhetsbidraget. Ni ska redovisa utifrån den ursprungliga alternativt reviderade ansökan som ni har fått beslut om godkännande för. Nedan beskriver vi vilken information vi vill att ni fyller i under de olika rubrikerna i blanketten. De frågor som har en asterisk (*) i formuläret är obligatoriska att svara på.

Flik 1. Grunduppgifter

Här ska ni fylla i eventuella förändringar gällande

• kontaktuppgifter till er organisation
• kontaktperson för redovisningen
• kontaktuppgifter till revisor (extern eller förtroendevald).

Börja med att kontrollera uppgifterna i blanketten som hämtats automatisk från er ansökan. Om någon uppgift är ändrad jämfört med ansökan fyller ni i de nya uppgifterna i fältet ”Ange eventuella förändringar”. Fyll även i antal medlemmar och antal lokalföreningar/medlemsorganisationer under 2024.

Flik 2. Eventuella förändringar under året

Här ger ni en kortfattad beskrivning av verksamhetsåret 2024. Syftet är att vi ska få en övergripande bild av situationen i er verksamhet. Det kan handla om både positiva och negativa förändringar som ni ställts inför under verksamhetsåret. Det kan också handla om större avvikelser och om ni har oanvända bidragsmedel kvar.

Flik 3. Resultatredovisning

Här ska ni beskriva resultat av er verksamhet. Ni ska endast redovisa resultat för aktiviteter som har finansierats med bidraget från oss på Folkhälsomyndigheten. Ni redovisar resultat på två nivåer: Övergripande resultat för delmålet samt resultat per aktivitet som ingår i delmålet.

1. Övergripande resultat för delmålet: Här sammanfattar ni resultatet av aktiviteterna tillsammans inom delmålet. Kom ihåg att relatera till syftet med delmålet, och kommentera hur att ni har uppnått eller kommer att uppnå syftet eller inte. Här bör ni också relatera till de uppföljningsindikatorer som ni angivit i ansökan (om ni inte relaterar till dem i resultaten på aktivitetsnivå, se nästa punkt). Det är viktigt att beskriva både sådant som har gått bra och mindre bra. Observera att ni inte kan ändra på delmålet.
2. Resultat per aktivitet: Här beskriver ni kortfattat resultat per aktivitet. Beskriv eventuella avvikelser till det som ni hade planerat i er ansökan.

Flik 4. Övriga

Under den här fliken ska ni beskriva hur ni har arbetat för att komplettera eller förstärka statens, regionernas eller kommunernas insatser.

Ni ska också ange om ni har genomfört någon typ av utvärdering av verksamheten under året. Ange vad för typ av utvärdering som har genomförts, av vem, och hur ni kommer att använda resultaten.

På frågan om samverkan svarar ni om ni har samarbetat med någon annan aktör inom ramen för den bidragsfinansierade samverkan. Om ja, beskriver ni med vem och hur ni har samverkat.

Under den här fliken ska ni beskriva om eventuella risker som uppstått under året och hur ni hanterade dem. Se över de potentiella risker ni angav i er ansökan och relatera till dem om något av det har inträffat.

Sedan ställer vi två frågor om goda exempel och utmaningar under året. Syftet med frågorna är att vi ska få en bild över vad ni tycker fungerar bra och mindre bra med bidragsfinansierade verksamheter.

Under frågan synpunkt på statsbidrag kan ni beskriva era erfarenheter som bidragsmottagare eller förslag på hur statsbidraget kan förbättras.

Slutligen finns ett fält för övrig information om er organisation eller verksamhet som ni anser att vi bör känna till.

Flik 5. Ekonomisk redovisning

Organisationer som får ekonomiskt stöd ska särredovisahur stödet har använts. Det betyder att bidraget ska vara åtskilt från övriga medel, till exempel genom att bokföras på ett särskilt kostnadsställe eller projektnummer. Folkhälsomyndigheten har rätt att begära in utdrag från ekonomisystem och kopior på fakturor som styrker kostnaderna.

En organisation blir återbetalningsskyldig om organisationen

• använt medlen för annat än avsett ändamål
• försummat sin redovisnings- eller rapporteringsskyldighet
• inte hunnit använda stödet inom förutsatt tid
• lämnat oriktiga uppgifter.

Vi skickar ut anvisningar till er om hur och när ni ska betala tillbaka eventuellt kvarvarande medel. Observera att utskicket med anvisningar om återbetalning av medel kan dröja flera månader från att ni lämnat in er ekonomiska redovisning.

Kostnader och intäkter som ni uppgett i budget i ansökan alternativt i reviderad ansökan är synliga nederst i fliken. De är gulmarkerade och går inte att ändra. Använd dessa kostnader och intäkter som utgångspunkt när ni redovisar kostnaderna för 2024. Ange faktiska kostnader, det vill säga inte avrundade och oavsett om de understiger eller överstiger ursprunglig budget. Ni ska inte inkludera kostnader som ni finansierar med organisationens egna medel eller med bidrag från andra finansiärer.

Kostnadsmatrisens olika budgetposter

Administration

Administration innebär exempelvis telefoni, porto, försäkring eller bankkostnader. Dessa kostnader ska specificeras per kostnad om möjligt. Observera att administrativa kostnader ska specificeras och lämnas i bilaga.

Externa tjänster

Här anger ni kostnader för tjänster som ni betalar med faktura, till exempel utvärdering, konsulter, föreläsare och utbildningar som ingår i verksamheten ni söker medel för.

Investeringar eller inköp

Här fyller ni i eventuella inköp eller investeringar kopplade till er verksamhet. Till exempel dataprogram eller annan utrustning som är kopplad till bidraget. Reparationer av utrustning får inte finansieras av bidraget.

Lokal

Här fyller ni i lokalkostnader som ni finansierade med verksamhetsbidraget. Ange kostnad för egen lokal och omkostnader, till exempel städning. Reparationer av lokal får inte finansieras av bidraget. Kopia på hyresavi eller beräkningsunderlag kan begäras in av oss för den del av kostnaden som rör det sökta bidraget. I en senare fråga kommer ni att behöva förtydliga lokalkostnaderna ytterligare.

Materiel och utrustning

Här fyller ni i kostnader för material och utrustning. Detta kan till exempel vara tryckkostnader för material, kontorsmaterial eller mobiltelefon. Samtliga inköp ska kunna verifieras och särredovisas i bokföringen.

Resor och logi

Här fyller ni i summan för resor och logi. Resor och logi ska vara tydligt kopplade till någon av era aktiviteter. Kostnaderna ska kunna styrkas i efterhand. För internationella resor behöver ni skicka med en bilaga där ni redogör för kostnaderna som finansierades med hjälp av bidraget (till exempel hotell, resa, traktamente), program, syfte och resultat med resan. Vi tillåter deltagande för max två personer per internationell resa. Vi uppmanar organisationer att utgå från det miljömässigt mest hållbara resesättet, samt att i möjligaste mån delta digitalt i evenemang som sker internationellt eller långt bort.

Personal inklusive sociala avgifter

Här fyller ni i personalkostnader som ni finansierade med verksamhetsbidraget. Ni räknar alltså in den ersättning som ni ger till personer som på något sätt gett av sin tid för att genomföra aktiviteterna. Redovisa kostnaderna fördelat på varje delmål på samma sätt som ni gjorde i budgeten i ansökan. Personalkostnaderna ska inte vara en uppskattning eller en schablon, utan kostnaden ska ha uppkommit, vilket betyder att lön ska ha utbetalats och bokförts som lönekostnad. Vi kan begära in ett utdrag från lönesystem och anställningsbevis för att granska detta.

Personalkostnader inkluderar lön eller arvode, semesterersättning och lönebikostnader såsom arbetsgivaravgifter och andra avgifter som är bundna till anställningen genom kollektivavtal eller motsvarande. Det kan också inkludera förmåner. Förmåner är alla former av ersättning för arbete som man som anställd kan få i annat än pengar. En förmån uppkommer i princip så snart arbetsgivaren bekostar en privat levnadskostnad åt en anställd. Skattepliktig förmån får inte räknas in. Kostnadsfria eller subventionerade måltider till personal får inte finansieras av bidraget. I en senare fråga kommer ni att behöva förtydliga lönekostnaderna ytterligare.

Revisor

Här fyller ni i eventuella kostnader för extern revisor.

Specifik information om fördelningen av kostnader för personal och lokal

Personalkostnader

Personalkostnader inkluderar arbetsersättning eller lön, semesterersättning och lönebikostnader såsom arbetsgivaravgifter och andra avgifter som är bundna till anställningen genom kollektivavtal eller motsvarande. Lönebikostnader utgör cirka 50 procent av bruttolönen. För varje anställd, ange

• titel
• grund- eller timlön inklusive lönebikostnader
• tjänstgöringsgrad i verksamheten i procent eller antal timmar
• tjänstgöringstid i verksamheten (max 12 månader)
• den totala kostnaden för den anställda.

Exempel: En projektledare, 28 000, 100 procent, 12 månader, 336 000 kronor.

Lokalkostnader

Här fyller ni i den totala summan som ni planerar att använda från verksamhetsbidraget för lokalkostnader under 2024. Uppge den totala summan lokalkostnader som bidraget finansierade, samt hur stor andel av den totala lokalkostnaden under året som det motsvarade. Om ni till exempel lade 30 000 kronor av bidraget på en lokal som hade en årskostnad på 300 000 kronor, motsvarar det 10 procent av finansieringen av lokalen. I så fall skriver ni: 30 000 kronor, 10 procent. Vi tillåter endast 100 procent finansiering av lokal genom statsbidraget om lokalen endast är till för den verksamhet som bidraget beviljades för.

Övriga intäkter under året

I den här delen beskriver ni övriga intäkter under 2024, till exempel ekonomiskt stöd från myndighet, kommun, stiftelse eller förening. Det kan även röra sig om intäkter i form av medlemsavgifter, aktivitetsintäkter eller annat. Aktivitetsintäkter kan till exempel vara inträden, insamlingar eller caféverksamhet. Om organisationen får lönebidrag ska det också fyllas i här, både som antal tjänster (specificeras under syfte) samt total summa lönebidrag. Övriga intäkter kan till exempel handla om hyresintäkter.

Flik 6. Bilagor

Under flik 6 beskriver ni era bilagor till er ansökan. Ni ska ha bilagorna som separata dokument. Bilagorna laddas med fördel upp digitalt. Om ni inte har dem digitalt kan ni skicka dem till Folkhälsomyndigheten per post, se adressen under fliken ”Skicka in rapporten”. Vilka bilagor ni ska ladda upp listas nedan. Namnge bilagorna enligt namnen i tabellen nedan. Endast obligatoriska bilagor ska bifogas ansökan, alltså inget annat än de som listas nedan. Om ni avser att komplettera ansökan med bilagor senare anger ni det på frågan om kommentar om bilagorna. Ange i så fall vilket datum ni kommer att skicka bilagorna oss.

Obligatoriska bilagor

Verksamhets­ eller förvaltningsberättelse för 2024, inklusive balans- och resultaträkning

Beroende på hur stor organisationen är ska en verksamhets- eller förvaltningsberättelse bifogas för 2024. Enförvaltningsberättelse är en del av en årsredovisning. Större organisationer är skyldiga att göra årsredovisningar. Förvaltningsberättelsen beskriver viktiga händelser under året som gått och ska ge en rättvisande bedömning av organisationens verksamhet, ställning och resultat. Balans- och resultaträkningen behöver godkännas på årsmötet.

Mer om förvaltningsberättelser och årsredovisningar: Årsredovisningsguiden för ideell förening (bolagsverket.se).

En verksamhetsberättelse är samma sak som förvaltningsberättelse, men görs av mindre föreningar. En verksamhetsberättelse skrivs vanligtvis av föreningens sekreterare och skildrar den verksamhet som föreningen har bedrivit under ett verksamhetsår. Verksamhetsberättelsen ska även innehålla en balans- och resultaträkning över organisationens ekonomi. Årsmötet ska godkänna verksamhetsberättelsen.

Resultatrapport från 31 december 2024

Oavsett om ni bifogar en förvaltnings- eller verksamhetsberättelse måste ni också skicka in en ekonomisk redovisning. Detta görs i form av en resultatrapport från ert ekonomisystem. För att vi på Folkhälsomyndigheten ska kunna granska ordentligt behöver medlen från statsbidraget vara särredovisade i resultatrapporten. Vi måste kunna följa vilka kostnader i resultatrapporten som hör till vilka budgetposter i återrapportens budget (såsom personal, externa tjänster eller lokal).

Revisionsberättelse för 2024

Om er organisation får bidrag som uppgår till minst fem prisbasbelopp ska ni använda en godkänd eller auktoriserad revisor som finns registrerad hos Revisorsinspektionen. Om bidraget är lägre än fem prisbasbelopp kan ni välja att antingen använda en auktoriserad revisor eller låta er förtroendevalda revisor i organisationen hantera uppdraget. För beviljat bidrag som är fem prisbasbelopp (ej förhöjt prisbasbelopp) eller mer krävs auktoriserad eller godkänd revisor som finns registrerad hos Revisorsinspektionen. För bidrag som är lägre än femprisbaslopp kan en förtroendevald revisor användas. Information om prisbasbeloppet finns till exempel på regeringens hemsida. Revisorn ska intyga att redovisningen är tillförlitlig och att räkenskaperna är rättvisande. Den ska också kunna intyga att tillämpliga föreskrifter och villkor med mera har följts. Detta görs genom en revisorsrapport (ett slags intyg) som bifogas till återrapporteringen.

Mer om revisorsgranskning: Redovisning av medel

Bilagor obligatoriska under vissa omständigheter

Handlingar som visar vem eller vilka som har rätt att företräda organisationen

Om firmatecknaren har ändrats jämfört med ansökan behöver ni bifoga den här handlingen på nytt. Detta innebär årsmötesprotokoll eller annat protokoll där det framgår vilka som ingår i styrelsen inklusive deras befattning, samt vem eller vilka som är firmatecknare.

Specifikation av administrativa kostnader

Om ni hade administrativa kostnader ska dessa specificeras i en bilaga. Det betyder att ni i en separat bilaga listar vad de administrativa kostnaderna består av. I återrapporteringens budget anger ni klumpsummor för de administrativa kostnaderna.

Specifikation av internationell resa

Om ni använde bidrag för konferenser och studieresor utanför Sverige ska detta specificeras genom en bilaga. Av bilagan ska det framgå: kostnaderna som finansierades med hjälp av bidraget (till exempel hotell, resa, traktamente), program, syfte och resultat med resan. Vi tillåter deltagande för max två personer per internationell resa. Resor bör i möjligaste mån utgå från det miljömässigt mest hållbara resesättet.

Flik 7. Skicka in

Ni skickar in redovisningen i två steg.

Steg 1: Skicka in rapporten

Kontrollera att alla uppgifter i redovisningen är korrekta. Därefter klickar ni i rutan som bekräftar att uppgifterna är korrekta och därefter klickar ni på knappen ”Skicka rapporten”. Bilagor som skickas in senare ska skickas per e-post till Registrator. Ange ert ärendenummer från ert bidragsbeslut i rubriken på e-posten.

info@folkhalsomyndigheten.se

Steg 2: Skriv under rapporten

Det finns två olika sätt att underteckna återrapporteringen. Ni kan antingen göra det manuellt, eller välja att göra det elektroniskt via e-signatur.

Manuellt undertecknande

Klicka på knappen ”Skriv ut exemplar för underteckning”. Blanketten ska undertecknas av organisationens behöriga firmatecknare, det vill säga den som anges i föreningens stadgar och årsmötesprotokoll. Genom undertecknandet intygar organisationen att lämnade uppgifter inklusive bilagor i alla väsentliga delar är korrekta, att styrelsen har informerats om innehållet i den här redovisningen samt att redovisningen skett enligt myndighetens instruktioner och riktlinjer.

Om ni använder er av en förtroendevald revisor ska den också underteckna redovisningen. Underteckningen betyder att revisorn intygar att redovisningen är tillförlitlig och räkenskaperna rättvisande, samt att tillämpliga föreskrifter och villkor med mera har följts. Om ni använder en godkänd/auktoriserad revisor behöver den inte skriva under blanketten.

E-signatur

För att skicka in återrapporten via e-signatur så behöver ni ha ett konto på en e-signaturtjänst som kan producera en PDF-fil som har standardformatet ”PDF/A” eller enligt den EU-godkända standarden ”PAdES”. Formatet gör att när man öppnar PDF-filen i programmet Adobe Acrobat Reader så ska en signaturpanel visas med ett meddelande om att ”signaturer är giltiga”. Om signaturpanelen visas är filen av rätt format och kan skickas in till oss. Klicka då på knappen ”skriv ut hela återrapporten” och spara PDF-filen.

Skicka den e-signerade återrapporteringen med e-post till info@folkhalsomyndigheten.se.

Kontakt vid frågor

Vid frågor om innehållet i återrapporteringen

Hänvisa alltid till ert ärendenummer när ni kontaktar oss via epost:

statsbidrag@folkhalsomyndigheten.se

Vid tekniska frågor eller problem

Ange vilket slags statsbidrag ni ska återrapportera och vilket konto som används vid inloggning:

bidrag@folkhalsomyndigheten.se